Política del Tratamiento de la Información , protegemos sus datos.
Objeto.
La presente Política de Tratamiento de la información de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S.,
establece los términos y condiciones y finalidades bajo las cuales se efectúa recolección,
almacenamiento, uso, circulación, supresión y le da tratamiento a los datos de los cliente, así
como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información, y establece los
procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos
establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.
Por lo anterior, se busca direccionar sobre el tratamiento de los datos personales en
DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, para los efectos y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y sus
decretos reglamentarios.
Principios para el tratamiento de los datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la
complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes
principios rectores, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de
datos personales, definidos acorde con la ley: a) Principio de legalidad en materia de tratamiento
de datos, b) Principio de finalidad, c) Principio de libertad, d) Principio de veracidad o calidad, e)
Principio de transparencia, f) Principio de acceso y circulación restringida, g) Principio de
seguridad, h) Principio de confidencialidad.
Responsable del tratamiento de los datos personales.
Nombre o razón social: DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 60 No. 14A – 43 Chapinero
Correo electrónico: habeasdata@disrayco.com
Teléfono: 018000917380
Recolección de los datos personales.
El decreto 1377 de 2013, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de
datos, deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la
finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán proveer
una descripción de los procedimientos usados para la recolección almacenamiento, uso,
circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las
cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos
en cada caso.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
Autorización para el Tratamiento de los datos personales.
El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el
momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los
mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades
específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere el Capítulo III del decreto 1377 de 2013, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley.
Por lo anterior, en el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
1) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
2) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los
Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la
autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo
establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos
podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación
automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se
manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que
permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá
asimilarse a una conducta inequívoca.
Los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
Por otra parte, los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El responsable y el encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no
hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la
supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el
artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Derechos de los titulares del tratamiento de datos personales.
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la DISTRIBUIDORA RAYCO
S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S., salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley.
3. Ser informado por DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio,
incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La DISTRIBUIDORA RAYCO
S.A.S. deberá poner disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de
fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la
autorización.
Deberes de los titulares del tratamiento de datos personales.
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data;
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Responsable del tratamiento de los datos personales.
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la
información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y
revocar la autorización DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, es Servicio al Cliente, correo
electrónico: habeasdata@disrayco.com.
Procedimiento, Consulta y Reclamos de los titulares del tratamiento de datos personales.
Los titulares, o sus causahabientes podrán solicitar a través del correo electrónico
habeasdata@disrayco.com la información personal del Titular que reposen cualquier base de
datos y archivos de la DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S. En cualquier caso, las consultas serán
atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atenderla consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado antes del vencimiento de los diez(10) días, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
En cuanto a los reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico habeasdata@disrayco.com .
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de
instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma
la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá
por no presentada.
Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del
correo electrónico habeasdata@disrayco.com y debe contener, como mínimo, la siguiente
información:
a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar la información
inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento
y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales
el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su
petición.
El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la DISTRIBUIDORA
RAYCO S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la
DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación
no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Limitación legal del tratamiento de datos personales.
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar
a terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S. adoptará las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los titulares.
Vigencia del tratamiento de la información y base de datos personales.
El periodo de vigencia de la base de datos, será igual al periodo en que se mantenga la finalidad
o finalidades del tratamiento en cada base de datos; Y la política de tratamiento de la
información, rige a partir del 26 de Julio de 2013.